Ausländische Subunternehmer beauftragen: Checkliste

Wer als Bau- oder Handwerksbetrieb einen Kapazitätsengpass mit einem Subunternehmer aus dem EU-Ausland überbrückt, gewinnt schnell Flexibilität – übernimmt aber zugleich handfeste Prüf-, Melde- und Dokumentationspflichten. Der Gesetzgeber nimmt bewusst auch den Auftraggeber in die Verantwortung, damit Sozialabgaben, Mindestlöhne und Steuern nicht über verschachtelte Nachunternehmerketten umgangen werden. Dieser Leitfaden fasst zusammen, worauf Sie achten sollten, bevor Sie einen ausländischen Subunternehmer beauftragen – von der A1-Bescheinigung bis zur Generalunternehmerhaftung.

Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung? Die entscheidende Weichenstellung

Vor allen Formalien steht eine Grundsatzfrage: In welchem Modell arbeitet der Subunternehmer? Beim Werk- oder Dienstleistungsvertrag schuldet er ein abgegrenztes Ergebnis – ein fertiges Gewerk –, organisiert seine Leute selbst, setzt eigenes Werkzeug ein und haftet für die Gewährleistung. Bei der Arbeitnehmerüberlassung dagegen werden die Mitarbeiter in Ihren Betrieb eingegliedert und unterstehen Ihrem Weisungsrecht; das ist nur mit behördlicher Erlaubnis nach dem AÜG zulässig.

Die Abgrenzung ist keine Formsache: Wer einen als Werkvertrag deklarierten Einsatz faktisch wie eigene Leiharbeit steuert (Stichwort „Scheinwerkvertrag“), riskiert Nachzahlungen und Bußgelder. Entscheidend sind die tatsächlichen Umstände – wer die Arbeit anweist, wer das Werkzeug stellt, wie klar das Gewerk abgegrenzt ist. Seriöse Entsendepartner wie DanubeHandwerk arbeiten deshalb bewusst im Werk- bzw. Dienstleistungsmodell mit Entsendung (A1) und nicht als Arbeitnehmerüberlassung: Die Teams planen ihre Arbeit eigenständig und bringen eigenes Werkzeug und Fahrzeug mit.

A1-Bescheinigung: der Nachweis der Sozialversicherung

Die A1-Bescheinigung belegt, dass ein entsandter Mitarbeiter während des Einsatzes weiterhin im Heimatland sozialversichert ist – und nicht doppelt Beiträge in Deutschland anfallen. Sie wird von der zuständigen Sozialversicherung des Entsendestaates ausgestellt und ist grundsätzlich vor Arbeitsbeginn zu beantragen. Bei Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls muss sie vorgelegt werden können.

Als Auftraggeber sollten Sie sich für jeden eingesetzten Mitarbeiter eine Kopie der A1-Bescheinigung aushändigen lassen und diese zu Ihren Projektunterlagen nehmen. Fehlt der Nachweis, drohen dem Subunternehmer Nachforderungen der deutschen Sozialversicherung – und Sie stehen ohne Beleg da, dass der Einsatz korrekt angemeldet war.

Meldung beim Zoll, Mindestlohn und SOKA-Bau

Für Entsendungen nach Deutschland gelten das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG). Der ausländische Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn über das Meldeportal der Generalzolldirektion (Meldeportal-Mindestlohn) anmelden und bestimmte Unterlagen im Inland bereithalten. Lassen Sie sich die Meldebestätigung zeigen.

Zu zahlen ist mindestens der gesetzliche Mindestlohn – in vielen Gewerken zusätzlich ein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn (etwa im Bauhauptgewerbe oder im Elektrohandwerk). Diese Sätze werden regelmäßig angepasst; prüfen Sie den aktuell gültigen Wert für das jeweilige Gewerk. Im Bauhauptgewerbe kommt das Urlaubskassenverfahren der SOKA-Bau hinzu: Auch entsandte Betriebe müssen daran teilnehmen. Für andere Gewerke gelten teils eigene Sozialkassen- und Tarifregelungen – klären Sie, was für Ihr Projekt einschlägig ist.

Bauabzugsteuer: die Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG

Bei Bauleistungen greift eine oft übersehene Pflicht: Als unternehmerischer Leistungsempfänger müssen Sie grundsätzlich 15 % der Rechnungssumme als Bauabzugsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen – es sei denn, der Subunternehmer legt Ihnen eine gültige Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG vor. Auch ausländische Subunternehmer können diese beim zuständigen Finanzamt erhalten.

Verlassen Sie sich nicht auf das bloße Papier: Die Gültigkeit lässt sich online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen. Fehlt eine gültige Freistellungsbescheinigung und behalten Sie die 15 % nicht ein, können Sie für den nicht abgeführten Betrag in Haftung genommen werden.

Ihre Haftung als Auftraggeber – oft unterschätzt

Der wichtigste Grund für sorgfältige Prüfung ist die Auftraggeber- bzw. Generalunternehmerhaftung. Sie haften nach MiLoG und AEntG wie ein Bürge dafür, dass die Beschäftigten Ihres Subunternehmers – und sogar dessen Nachunternehmer – den geschuldeten Mindestlohn erhalten. Vergleichbares gilt für Beiträge zu gemeinsamen Einrichtungen wie der SOKA-Bau sowie, im Baugewerbe, für Sozialversicherungsbeiträge nach dem SGB IV. Auch für nicht einbehaltene Bauabzugsteuer können Sie einstehen müssen.

Diese Haftung greift weitgehend unabhängig davon, ob Sie vom Verstoß wussten. Ihr wirksamster Schutz ist deshalb eine lückenlose Dokumentation: Wer alle Nachweise einholt und aufbewahrt, kann im Ernstfall belegen, mit der gebotenen Sorgfalt gehandelt zu haben.

Compliance-Checkliste für die Beauftragung

Diese Unterlagen und Prüfschritte sollten Sie vor und während des Einsatzes abhaken:

• A1-Bescheinigung für jeden eingesetzten Mitarbeiter (Kopie)
• Meldebestätigung der Anmeldung beim Zoll vor Arbeitsbeginn
• gültige Freistellungsbescheinigung §48b EStG – Gültigkeit online prüfen
• Nachweis, dass Mindestlohn bzw. Branchenmindestlohn gezahlt wird
• Klärung der SOKA-Bau-Teilnahme (im Bauhauptgewerbe)
• schriftlicher Werkvertrag mit klar abgegrenztem Leistungsumfang
• Gewerbe-/Registernachweis und Betriebshaftpflicht des Subunternehmers
• eigene Weisungsfreiheit wahren – keine Eingliederung der fremden Mitarbeiter
• alle Unterlagen revisionssicher aufbewahren

Wer diese Anforderungen ernst nimmt, merkt schnell: Ein auffällig niedriges Angebot ist selten ein Schnäppchen. Wo Mindestlohn, Sozialabgaben, SOKA-Beiträge und Steuern korrekt eingerechnet sind, gibt es nach unten eine natürliche Grenze. Preise deutlich darunter deuten häufig auf Schwarzarbeit oder Scheinselbständigkeit hin – und genau dieses Risiko landet über die Haftungsketten am Ende bei Ihnen. Das seriös-faire Angebot ist am Bau selten das billigste.

Der Aufwand lässt sich deutlich reduzieren, wenn Ihr Partner Compliance von sich aus mitdenkt. Wenn Sie Verstärkung für Betriebe suchen, achten Sie auf eingespielte Teams, die A1-Nachweise, Anmeldung und Dokumentation proaktiv liefern und mindestens eine deutschsprachige Ansprechperson stellen. So arbeitet DanubeHandwerk im Werk- bzw. Entsendemodell – ob im Elektrobereich oder in der Kälte- und Klimatechnik: legale, angemeldete Arbeit mit eigenem Werkzeug, Fahrzeug und prüffähiger Stunden- und Fotodokumentation.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtslage und Mindestlohnwerte ändern sich laufend; im konkreten Einzelfall sollten Sie fachkundigen Rat einholen.