Welche Unterlagen muss ein Subunternehmer vorlegen?
„Schicken Sie mir mal Ihre Unterlagen“ — dieser Satz führt in neun von zehn Fällen zu einem Sammel-Ordner mit PDFs, von denen die Hälfte nicht das ist, was man braucht. Ein Gewerbeschein statt eines Registerauszugs. Eine Versicherungsbestätigung ohne die entscheidende Seite. Eine Bescheinigung, die 2019 einmal richtig war.
Dieser Beitrag geht die neun Nachweise durch, die Sie von einem Subunternehmer am Bau brauchen — und zwar für jeden einzeln: wer ihn ausstellt, wie Sie ihn prüfen, wie lange er gilt und welche Falle darin steckt. Die Reihenfolge folgt der Praxis, nicht dem Gesetzbuch.
Wenn Sie den Gesamtablauf einer Beauftragung im EU-Ausland suchen — von der Vertragsgestaltung bis zur Meldung — finden Sie ihn in unserer Checkliste zur Beauftragung ausländischer Subunternehmer. Hier geht es um die Dokumente selbst.
1. Registerauszug — und die Frage, wer unterschreiben darf
Was: Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Unternehmensregister des Sitzstaates. Bei deutschen Betrieben der Handelsregisterauszug, in Ungarn der Auszug aus dem Cégjegyzék, in Polen aus dem KRS, in Slowenien aus dem AJPES/PRS.
Prüfen: Die meisten EU-Register sind online und kostenlos einsehbar. Achten Sie auf das Ausstellungsdatum — ein Auszug, der älter als drei Monate ist, sagt wenig.
Die Falle: Der wichtigste Teil des Auszugs ist nicht die Existenz der Firma, sondern die Vertretungsberechtigung. Es kommt regelmäßig vor, dass die Person, mit der Sie das ganze Projekt verhandelt haben, gar nicht zeichnungsberechtigt ist — sie ist Bauleiter, Teilhaber oder schlicht derjenige, der Deutsch spricht. Unterschreibt sie den Vertrag, ist er im Zweifel schwebend unwirksam.
Gleichen Sie den Namen im Vertragsentwurf mit dem Namen im Register ab, bevor Sie das Dokument herausschicken. Wenn die Person nicht identisch ist, brauchen Sie entweder die Unterschrift des Vertretungsberechtigten oder eine schriftliche Vollmacht.
2. Gewerbeanmeldung oder Handwerkskarte
Was: Nachweis, dass das Unternehmen die ausgeübte Tätigkeit auch ausüben darf.
Die Besonderheit bei EU-Betrieben: Fällt das Gewerk unter die Anlage A der Handwerksordnung — was für Elektrotechnik, Installateur- und Heizungsbau, Kälteanlagenbau und weitere Gewerke gilt —, muss ein ausländischer Betrieb die vorübergehende Tätigkeit in Deutschland bei der zuständigen Handwerkskammer anzeigen und dabei seine Qualifikation nachweisen. Diese Anzeige ist ein eigenes Dokument, das Sie sich zeigen lassen sollten. Sie ersetzt nicht den Registerauszug und wird von ihm nicht ersetzt.
3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Was: Die USt-IdNr des Subunternehmers. Sie brauchen sie ohnehin für die Rechnungsstellung im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG.
Prüfen: Kostenlos über das MIAS/VIES-Portal der EU-Kommission oder über das Bundeszentralamt für Steuern. Die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt gleicht zusätzlich Name und Anschrift ab — nutzen Sie diese Variante, nicht die einfache. Ergebnis ausdrucken und ablegen.
Die Falle: Eine USt-IdNr kann zwischen Vertragsschluss und Schlussrechnung ungültig werden. Bei längeren Projekten lohnt eine zweite Abfrage vor der Schlusszahlung.
4. Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG
Was: Das Dokument, das Sie davon befreit, 15 Prozent der Rechnungssumme als Bauabzugsteuer einzubehalten.
Prüfen: Nicht nur ansehen — online beim Bundeszentralamt für Steuern verifizieren. Sie brauchen dafür die Sicherheitsnummer und die Steuernummer, beide stehen auf dem Dokument.
Die Falle: Das Ablaufdatum. Maßgeblich ist die Gültigkeit im Zeitpunkt der Zahlung — nicht bei Vertragsschluss. Bei einem Projekt, dessen Schlussrechnung erst Monate nach der Abnahme beglichen wird, ist die zu Beginn eingeholte Bescheinigung oft abgelaufen. Notieren Sie das Enddatum direkt neben dem geplanten Zahlungstermin.
Alles Weitere dazu — Freigrenzen, Ablauf des Einbehalts, Besonderheiten bei ausländischen Firmen — steht im Beitrag Bauabzugsteuer: Wann Sie 15 Prozent einbehalten müssen.
5. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
Was: Bestätigung, dass das Unternehmen seinen steuerlichen Pflichten nachkommt und keine nennenswerten Rückstände bestehen.
Die Falle: Sie ist eine Momentaufnahme. Eine Bescheinigung sagt etwas über den Tag ihrer Ausstellung aus und nichts über die Zeit danach. Bei Projekten über mehrere Monate sollten Sie eine aktuelle Fassung nachfordern — vertraglich vereinbart, nicht auf Zuruf.
6. Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung
Was: Bescheinigung der Einzugsstelle — in Deutschland der Krankenkasse — über die ordnungsgemäße Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.
Warum sie der wichtigste Nachweis auf dieser Liste ist: Bei der Haftung für Sozialversicherungsbeiträge nach § 28e Abs. 3a SGB IV sieht das Gesetz eine ausdrückliche Entlastungsmöglichkeit vor. Wer die Zuverlässigkeit des Nachunternehmers durch Präqualifikation oder eine qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung nachweist, kann sich exkulpieren. Das ist einer der wenigen Punkte, an denen Papier tatsächlich vor Haftung schützt — bei der Mindestlohnhaftung gibt es das nicht.
Mehr zu den Haftungssträngen und ihren Grenzen: Haftung für den Subunternehmer — wofür Auftraggeber am Bau wirklich einstehen.
7. Betriebshaftpflichtversicherung — lesen Sie über die erste Seite hinaus
Was: Versicherungsbestätigung des Haftpflichtversicherers, idealerweise mit Angabe der versicherten Tätigkeit.
Die Falle — und sie ist teuer: Auf der ersten Seite steht eine große Zahl, oft zwei oder drei Millionen Euro pauschal für Personen- und Sachschäden. Entscheidend am Bau ist aber eine andere Position: Tätigkeits- und Bearbeitungsschäden. Das sind Schäden an genau der Sache, an der gearbeitet wird — die durchbohrte Leitung, der beschädigte Estrich, die zerkratzte Fassade. Diese Position ist in vielen Policen mit einem eigenen, deutlich niedrigeren Teilbetrag versehen.
In einer Nachweisprüfung, die wir kürzlich für ein größeres Vorhaben durchgeführt haben, wies die Police vorn drei Millionen Euro aus — die Deckung für Bearbeitungsschäden lag bei rund 33.000 Euro. Bei einem Gewerk, dessen Arbeit fast ausschließlich an fremder Bausubstanz stattfindet, ist das die relevante Zahl, nicht die auf dem Deckblatt.
Prüfen Sie außerdem: Ist der Versicherungsschutz für Tätigkeiten in Deutschland ausdrücklich eingeschlossen? Läuft die Police über die gesamte Bauzeit — oder endet sie mittendrin? Und: Sind Nachunternehmer des Subunternehmers mitversichert?
8. SOKA-BAU: Beitragsnachweis oder Ausnahmebeleg
Was: Im Bauhauptgewerbe müssen auch entsandte Betriebe am Sozialkassenverfahren teilnehmen. Lassen Sie sich die Anmeldung bzw. einen aktuellen Nachweis der SOKA-BAU zeigen.
Die Feinheit: Bestimmte Gewerke sind vom betrieblichen Geltungsbereich des Sozialkassen-Tarifvertrags ausgenommen — darunter das Elektroinstallationsgewerbe sowie Klempnerei, Gas- und Wasserinstallation und der Heizungs-, Lüftungs- und Klimabau. Voraussetzung ist, dass der Betrieb arbeitszeitlich überwiegend Tätigkeiten dieses ausgenommenen Gewerks ausführt. Die Abgrenzung ist im Einzelfall streitanfällig, besonders bei Mischtätigkeiten.
Die Falle: Alte Befreiungsbescheide. Ein Schreiben aus dem Jahr 2019 belegt nicht den heutigen Status — Tätigkeitsschwerpunkte verschieben sich, und der Geltungsbereich wird regelmäßig neu bewertet. Fragen Sie nach einem aktuellen Beleg oder lassen Sie sich die Einschätzung schriftlich bestätigen.
9. Entsendemeldung beim Zoll
Was: Vor Beginn der Tätigkeit muss der ausländische Arbeitgeber die Entsendung über das Meldeportal Mindestlohn der Generalzolldirektion anmelden. Das gilt für die im AEntG und MiLoG genannten Branchen, zu denen das Baugewerbe gehört.
Prüfen: Lassen Sie sich die Meldebestätigung vorlegen — vor dem ersten Arbeitstag, nicht danach. Prüfen Sie, ob die gemeldeten Personen mit denen übereinstimmen, die tatsächlich erscheinen.
Was oft fehlt: Der entsendende Betrieb muss einen Zustellungsbevollmächtigten in Deutschland benennen und die prüfungsrelevanten Unterlagen — Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen, Zahlungsbelege — in deutscher Sprache im Inland bereithalten. Bei einer Kontrolle der Finanzkontrolle Schwarzarbeit ist das der Punkt, an dem es in der Praxis am häufigsten hakt.
10. A1-Bescheinigung — je Person, nicht je Firma
Was: Der Nachweis, dass die eingesetzte Person während des Einsatzes im Herkunftsland sozialversichert bleibt (VO (EG) 883/2004).
Die Falle, die am häufigsten vorkommt: Die A1-Bescheinigung wird personenbezogen ausgestellt, nicht für das Unternehmen. Sechs Monteure brauchen sechs Bescheinigungen. Wird während des Projekts jemand ausgetauscht — weil einer krank wird oder das Team verstärkt wird —, braucht die neue Person ihre eigene A1, und zwar bevor sie die Baustelle betritt.
Legen Sie deshalb keine Sammelablage an, sondern eine Liste: Person, Bescheinigungsnummer, Gültigkeit von–bis. Wer diese Liste nicht führt, merkt den Austausch erst bei der Zollkontrolle.
Ausführlich dazu: A1-Bescheinigung und Entsendung — was Betriebe wissen müssen.
Drei Regeln, die den Unterschied machen
Erstens: Ein Dateiname beweist nichts. Prüfen Sie, ob das Dokument das ist, was es zu sein vorgibt — Aussteller, Datum, Bezug auf das richtige Unternehmen. Eine „Bescheinigung“ ohne Briefkopf einer Behörde ist keine.
Zweitens: Jedes dieser Papiere hat ein Verfallsdatum. Freistellungsbescheinigung, A1, Versicherung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen — bei einem Projekt über mehrere Monate läuft mindestens eines davon während der Bauzeit ab. Legen Sie eine einzige Übersicht mit allen Enddaten an. Das ist der wirksamste Handgriff auf dieser ganzen Liste.
Drittens: Prüfen ist wertlos ohne Beleg des Prüfens. Screenshots der BZSt- und VIES-Abfragen, das Datum der Sichtprüfung, wer geprüft hat. Im Streitfall zählt nicht, dass Sie sorgfältig waren, sondern dass Sie es zeigen können.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen sind Pflicht, welche freiwillig?
Gesetzlich zwingend an Ihre eigene Pflicht geknüpft sind die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG (sonst Einbehalt) und — bei Entsendung — die Meldung sowie die A1-Bescheinigungen. Register-, Versicherungs- und Unbedenklichkeitsnachweise sind nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, aber sie sind Ihr Nachweis von Sorgfalt und im Fall der Sozialversicherung sogar ausdrücklicher Entlastungsgrund.
Wie aktuell müssen die Nachweise sein?
Als Faustregel: Registerauszug und Unbedenklichkeitsbescheinigungen nicht älter als drei Monate bei Vertragsschluss, danach in vereinbarten Abständen erneut. Freistellungsbescheinigung, A1 und Versicherung müssen die gesamte Leistungs- und Zahlungszeit abdecken.
Reichen Kopien oder brauche ich Originale?
Kopien oder Scans genügen in der Praxis durchweg. Entscheidend ist nicht das Papier, sondern die Verifikation über die amtlichen Abfragewege — die es für Freistellungsbescheinigung und USt-IdNr kostenlos gibt.
Was, wenn ein Nachweis fehlt und der Termin drängt?
Das hängt davon ab, welcher. Fehlt die Freistellungsbescheinigung, können Sie starten und die 15 Prozent einbehalten — unangenehm, aber handhabbar. Fehlen dagegen Zollmeldung oder A1, darf die betreffende Person nicht arbeiten; hier ist kein Ausweichen vorgesehen, und das Risiko trifft beide Seiten. Planen Sie diese beiden Punkte deshalb früh ein.
Muss ich das alles selbst prüfen?
Die Pflichten treffen Sie, also ja. Der Aufwand sinkt allerdings erheblich, wenn Ihr Partner die Unterlagen von sich aus vollständig und geordnet liefert, statt sie einzeln auf Nachfrage zu schicken. Wie ein Betrieb aufgestellt ist, der das routiniert macht, beschreiben wir unter Verstärkung für Betriebe.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Anforderungen unterscheiden sich je nach Gewerk, Sitzstaat und Projekt; im konkreten Fall sollten Sie fachkundigen Rat einholen.