Darf eine polnische Firma in Deutschland arbeiten?

Ja. Ein polnisches Unternehmen darf in Deutschland Bauleistungen erbringen, ohne eine deutsche Gesellschaft oder Niederlassung zu gründen. Das folgt aus der Dienstleistungsfreiheit im EU-Binnenmarkt. Polnische Betriebe sind auf deutschen Baustellen seit Jahren die mit Abstand größte Gruppe — rund ein Viertel aller nach Deutschland entsandten Bauarbeitnehmer kommt von dort.

Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, ob es erlaubt ist, sondern: Woran erkenne ich, dass der Betrieb sauber arbeitet? Dieser Artikel zeigt Ihnen die vier Papiere und den Prüfweg für jedes einzelne — samt einer Besonderheit, die nur bei Polen gilt und regelmäßig für Verwirrung sorgt.

Wann es zulässig ist — und wann nicht

Der Einsatz ist zulässig, wenn ein echter Werkvertrag erfüllt wird: Der polnische Betrieb bringt eigenes Werkzeug mit, organisiert sich selbst und weist seine Leute selbst an. Sobald Sie die Monteure wie eigenes Personal einteilen, rutscht der Vorgang in Richtung Arbeitnehmerüberlassung — die im Bauhauptgewerbe nach § 1b AÜG weitgehend verboten ist. Entschieden wird das an der Praxis auf der Baustelle, nicht am Vertragstext.

Bei zulassungspflichtigen Handwerken der Anlage A — Elektro, Heizung/Sanitär, Kälte/Klima — muss zusätzlich eine Anzeige bei der Handwerkskammer nach der EU/EWR-Handwerk-Verordnung vorliegen. Bei Abbruch, Estrich oder Trockenbau entfällt sie.

Die vier Papiere — und wie Sie sie prüfen

1. Der Registerauszug: KRS oder CEIDG

Polen führt zwei getrennte Register, und welches gilt, hängt von der Rechtsform ab:

• KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) — das Handelsregister für Kapital- und Personengesellschaften, also für jede Sp. z o.o.
• CEIDG — das Gewerberegister für Einzelunternehmer (jednoosobowa działalność gospodarcza). Hier gibt es keinen Handelsregisterauszug, sondern einen Ausdruck aus der Datenbank.

Worauf Sie schauen sollten: die PKD-Schlüssel — das polnische Gegenstück zur Gewerbekennziffer. Wenn Ihr Auftrag Elektroinstallation ist, muss der passende Schlüssel eingetragen sein, sonst bekommt der Betrieb die Kammeranzeige in Deutschland nicht durch.

2. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Format: PL + zehn Ziffern. Kostenlos prüfbar im MIAS/VIES-System der EU-Kommission. Sie brauchen die Nummer ohnehin, weil Bauleistungen an Sie im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG abgerechnet werden.

3. Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG

Ohne sie müssen Sie 15 Prozent jeder Rechnung einbehalten und abführen. Sie haben kein Ermessen und haften persönlich (§ 48a Abs. 3 EStG).

Und hier kommt die polnische Besonderheit, die sonst nirgends auftaucht: Während für ungarische Betriebe immer Nürnberg und für slowenische immer Oranienburg zuständig ist, ist die Zuständigkeit für polnische Unternehmen auf vier Finanzämter aufgeteilt — nach dem Anfangsbuchstaben des Firmennamens (§ 1 UStZustV):

• A – G: Finanzamt Hameln-Holzminden
• H – Ł: Finanzamt Oranienburg
• M – R: Finanzamt Cottbus
• S – Ż: Finanzamt Nördlingen

Wenn also auf der Bescheinigung eines Betriebs namens „Kowalski Sp. z o.o.“ das Finanzamt Oranienburg steht, ist das richtig und kein Anlass zur Skepsis. Dieselbe Zuständigkeit gilt übrigens für die Umsatzsteuer.

Die Gültigkeit prüfen Sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern über Sicherheitsnummer und Steuernummer. Maßgeblich ist der Tag Ihrer Zahlung, nicht der Vertragsschluss.

4. Die A1-Bescheinigungen

Je Monteur eine, ausgestellt von der polnischen Sozialversicherung ZUS. Eine gültige A1 bindet die Behörden aller Mitgliedstaaten und ist Ihr wirksamster Schutz gegen Beitragsnachforderungen.

Ein Detail, das Ihnen Planungssicherheit gibt: ZUS stellt A1 nicht automatisch aus. Geprüft wird unter anderem, ob der Betrieb in Polen eine erhebliche Geschäftstätigkeit entfaltet — als Orientierung dient ein Anteil von rund 25 Prozent des Umsatzes im Inland. Reine Entsendefirmen ohne eigenes Geschäft in Polen bekommen keine A1. Wenn ein Betrieb Ihnen die Bescheinigungen zügig vorlegen kann, sagt das also mehr über ihn aus als jedes Hochglanzprofil.

Was Sie sonst noch sehen wollen

• Betriebshaftpflicht mit Geltungsbereich Deutschland.
• Zollmeldung über das Meldeportal-Mindestlohn, vor dem ersten Arbeitstag.
• SOKA-BAU-Registrierung, wenn es sich um Bauhauptgewerbe handelt.

Die vollständige Übersicht steht in unserer Prüfliste für Subunternehmer; wofür Sie im Einzelnen einstehen, erklärt der Beitrag zur Haftung des Auftraggebers.

Was bei polnischen Betrieben anders ist

Der Markt ist groß und dadurch unübersichtlich. Polen hat über 51.000 Elektro- und 43.000 SHK-Betriebe — mehr als jedes andere Land der Region. Die Durchschnittsgröße liegt aber bei nur gut zwei Mitarbeitern. Wer Ihnen eine große Kolonne anbietet, arbeitet mit Partnerbetrieben. Das ist zulässig, aber die Mindestlohnhaftung nach § 14 AEntG reicht durch die gesamte Kette bis zu Ihnen — fragen Sie deshalb, wer am Ende tatsächlich auf Ihrer Baustelle steht.

Die vier Finanzämter sind die häufigste Fehlerquelle. Wir sehen regelmäßig, dass Auftraggeber eine korrekte Bescheinigung anzweifeln, weil „das Finanzamt nicht passt“ — oder umgekehrt eine an das falsche Amt gerichtete Anfrage wochenlang liegen bleibt. Prüfen Sie im Zweifel gegen die Buchstabenliste oben.

Häufige Fragen

Muss die polnische Firma in Deutschland ein Gewerbe anmelden?

Nein, solange die Tätigkeit vorübergehend und gelegentlich bleibt. Erst eine dauerhafte Einrichtung in Deutschland macht Niederlassung und Gewerbeanmeldung erforderlich.

Ist ein CEIDG-Ausdruck genauso gültig wie ein KRS-Auszug?

Ja — es sind nur zwei Register für zwei Rechtsformen. Bei einem Einzelunternehmer sollten Sie allerdings bedenken, dass er persönlich und unbeschränkt haftet, dafür aber keine Bilanz veröffentlicht. Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ist dort schwerer einzuschätzen als bei einer Sp. z o.o.

Gilt der deutsche Mindestlohn?

Ja, uneingeschränkt, und im Bauhauptgewerbe die höheren Branchenmindestlöhne. Ihre Haftung dafür ist verschuldensunabhängig und vertraglich nicht abdingbar.

Kann ich die A1-Bescheinigung selbst nachprüfen?

Ein öffentliches Abfrageportal wie beim BZSt gibt es dafür nicht. Sie können sich die Bescheinigung aber vorlegen lassen und auf Vollständigkeit prüfen: Name, Zeitraum, Einsatzland und ausstellende Stelle. Bei begründeten Zweifeln kann die deutsche Verbindungsstelle bei der ausstellenden Behörde nachfragen.

Woran erkenne ich einen unseriösen Anbieter?

An drei Dingen: Er kann die Papiere nicht zeitnah vorlegen, er nennt keine Registernummer, und er verspricht einen Start „sofort“. Wer die A1-Bescheinigungen schon hat, hat auch die übrige Hausaufgabe gemacht.

Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Zuständigkeiten und Beträge können sich ändern.